まるっと PC サービス
インタラクティブホワイトボード [IWB]

形骸化しがちな会議は IWB におまかせ!
多彩なミーティングスタイルで、働き方改革をサポートします。

「まるっとPCサービス」は、IT 機器本体のシンプルなレンタルに加え、初期導入作業から維持、運用、管理まで、必要に応じて当社が「まるっと」対応させていただくサービスです。
このたび、この便利なサービスに、新しいメニューが加わりました。
それが「インタラクティブホワイトボード」(以下、「IWB」)です。
「会議が多く、資料を印刷準備するのが憂鬱…」、「離れた拠点間での打合せが多くて移動が大変」、そんなお悩みの解消にひと役買う、当サービスのニューフェイスです。

「まるっと PC サービス」の「IWB」とは

「まるっと PC サービス」とは、オフィスでご利用になるパソコンなどの IT 機器を、ご要望に応じてレンタル形式でご提供するサービスです。月額のレンタル料金の中には、初期導入作業費用を包含することが可能なため、維持運用費用の把握が容易になりますし、レンタル料金は経費処理ができますので、会計上の手間も軽減できます。

このサービスに新たに加わったのが、「IWB」(リコージャパン社製)です。
「IWB」とは、ディスプレイとホワイトボードが一体になったタッチセンサー搭載型のディスプレイで、会議運営や会議後の議事録作成業務の負担を減らし、充実したオフィスワークを実現します。

当社では、この「IWB」を「まるっと PC サービス」のラインナップに加えて、ほかの機器同様、レンタルにてご利用いただくことができます。(ご要望があれば、ご購入いただくことも可能です。)

離れた拠点間での情報共有も瞬時に可能に

ワークスタイルが多様化し、それに伴う改革の風潮が強くなってきている昨今、組織の意思決定にかかる手間や時間の短縮は、重要なエッセンスとなります。

これまで、テレビ会議を行うことによって、移動時間や交通費の削減に取り組んできた企業さまのお話を伺うと、「離れた拠点間でのテレビ会議は、細かいニュアンスが伝えにくい」、「オンライン会議では事前に資料を送る必要があって、急な修正などへの融通性が低い」といった感想が多く聞かれます。
このような悩みや不満を一気に解消してくれるIT機器として、「IWB」の導入をお勧めしてきました。

「IWB」は、離れた拠点間で同じ資料を閲覧しながら、専用マーカーを使ってリアルタイムに双方向からの書き込みができるため、確実な情報共有を可能とします。書き込んだ内容は、そのままデータ化することも可能です。議事録の作成にかかる手間や時間も削減でき、決定事項の共有も迅速に行うことができます。

また、機器購入となると入替毎に多額の費用が発生しますが、当サービスは月額レンタルでコストを平準化できるため、大きな設備投資は不要です。さらに、保守サービスがセットになっていますので、設定作業や代替機交換対応など、システムご担当者さまの業務負荷を大幅に軽減することができます。

オンライン・オフラインどちらの環境でも効果を実感

私が担当した製造業のお客さまの導入事例をご紹介します。

従来から遠隔地とのオンライン会議を行っていたお客さまは、会議中に図面などの精緻な資料を編集することができるようなシステムを探していらっしゃいました。

そこで「IWB」を提案、ご導入いただいた結果、表示した図面に双方から書き込むことができる点を高く評価していただき、細かいニュアンスも伝わりやすくなったという感想を頂戴しました。

お客さまのご感想をまとめてみると、「図面などの資料をリアルタイム共有することで、離れた拠点との遠隔会議の質が上がった」「時間コストや出張コストを削減できた」「打合せ資料の準備とその後の議事メモ共有に費やす時間を削ることができ、負担が軽減できた」などの声をいただくことができました。

また、オフラインの環境でも、「IWB」を便利にご活用いただいています。
課のミーティングや少人数の打合せにおいても有効で、思い付いたアイデアを手書きと変わらない速さで書込みながらディスカッションできるため、「見える化」+「内容に集中」+「時間短縮」などの効果を実感されているようです。

会議などで使用しない時には、自社の PR 動画などを流したり、社内に掲出するポスターの代わりに、社員の皆さまに対するお知らせの周知に使うなど、デジタルサイネージ(電子看板・電子広告)としても活用していらっしゃいます。

「IWB」を活用した会議で「新しい風」を

「IWB」のモデルは 5 種類ありますので、会議室の大きさに合わせてご利用いただくことができます。最も大きいものでは 86 インチと、サイズが非常に大きくなるため、設置場所および搬入経路を事前に確認することをお勧めしています。

また、最小の「IWB」は、少人数・省スペース用にピッタリで机上設置も可能です。専用テーブルの天板に「IWB」を組み込んだタイプもあります。

机上で資料に書くのと同じ感覚で、着席したまま画面に直接書き込みができたり、画面を 180 度回転することもできるので、従来には無い新しいスタイルのミーティングが可能となります。

初めてお使いになる方にも、「IWB」を簡単に扱うことができる操作性を有していますが、「IT 機器には苦手意識があって…」と、不安に思うお客さまも少なくありません。そこで、ご導入時には、簡単なレクチャーもさせていただきますので、安心してご検討ください。

「IWB」には、これまでお伝えしたメリット以外にも、直感的な操作性で円滑なコミュニケーションに繋げられるという利点があります。当社がお勧めする「IWB」を活用して、これまでの「意見が出にくく、まとまらない会議」や「形骸化した打合せ」に、新しい風を吹かせてみませんか。

※本インタビュー内容および担当者の情報は、2020 年 6 月時点のものです。